Letter to Parents from LPS Transportation

09.05.23

August 31, 2023

LPS Family and Friends,

I wanted to reach out to share our current status with regard to staffing. I hope all of you received the email I sent prior to school starting explaining the process we would use when we are experiencing shortages due to employee leaves, callouts, and vacated positions.

Firstly, I'd like to share that our goal is to do all we can to not completely cancel routes as some districts have already had to do. Not to say we will not find ourselves in that situation as we move forward, but we are not there today. Our goal is to provide transportation, albeit late.

Please know that our team is dedicated to doing all we can to minimize the impact of our shortages on our students, families, and schools. Our staff have been working diligently to get us started by driving routes every day. This includes myself. I share that, only to share with you that we truly are dedicated to this work.

With that being said, there is only so much we can do to be creative with combining routes, consolidating stops, and stretching our amazing staff too thinly.

We started the school year with 7 open driving positions. We were able to get support from our Athletic Seasonal Drivers who were willing and able to drive a full route every day. We are now coming to an end of their availability on a daily basis. We also are experiencing normal callouts, employee leaves, and additional vacated positions.

Our team is meeting every day to work out our coverage plans. Instead of canceling routes, we are instead offering a bus that will pick up students after they complete their assigned route. Generally, a route runs from 6:00a-9:00a. Every route has an elementary school and either a high school or a middle school together. We take the route we are covering and split it up, one driver will cover the elementary (starting 2 hours later than normal pick-up) and another person will cover the high school or middle school (1 hour later than normal pick-up). We are standardizing that delay so it is easier for families to figure out when to expect the bus. We will be creative whenever we can to bump those times earlier.

Once we develop the coverage plan, we do all we can to "share the wealth", meaning that the delayed plan doesn't repeatedly impact the same families and same schools if we can avoid it. We are notifying the families and schools with as much notice as possible. The only time you will get a delayed message in the morning is when we receive an unexpected call out the day of.

The plan for the afternoons has a different type of impact. Afternoon routes generally run from 2:00p to 4:30p. We try to identify drivers that have the earliest availability and have them go to the school after their last stop. This will vary depending on the route we are covering and the driver who is available to cover, but we could be as late as 4:15 p.m. to return to the school for the route we have no coverage for. Our goal is to send this notification no later than noon for that day's p.m. delay announcement.

I absolutely understand that this has an unwanted and negative impact on our families, students, and schools. I apologize, but the shortage is a real challenge that we are facing. It takes 6-8 weeks from the time we hire a driver to the day they are behind the wheel. We are in the process of onboarding 2 drivers and finding creative ways to advertise our needs and improve our applicant pool.

Let me end this update by saying...We are Hiring! I became a Bus Driver 19 years ago. My "plan" was to work as a driver for a year to help our family get through some hard times. I loved that I was going to be working when my kids were at school and that I would be off when they were off for all their breaks. I was surprised to find that this job is incredibly rewarding and important for so many families! I've always told my friends and family that it is a secret job that no one knows they want!

If you or anyone you know may be willing and able to support our LPS family by serving as a school bus driver or a para-professional, please send them my way! I'd love to share in more detail what it takes to become an amazing bus driver or para!

Sincerely,

Marcy Phelps

Director of Transportation Services

(office) 303-347-4785

(cell) 720-641-0654

(fax) 303-347-4789

31 de agosto de 2023

Familiares y amigos de LPS,

Quería comunicarme para compartir nuestro estado actual con respecto a la dotación de personal. Espero que todos hayan recibido el correo electrónico que envié antes de que comenzaran las clases explicando el proceso que usaremos cuando experimentemos escasez debido a licencias de empleados, llamadas y puestos vacantes.

En primer lugar, me gustaría compartir que nuestro objetivo es hacer todo lo posible para no cancelar completamente las rutas como ya han tenido que hacer algunos distritos. No quiere decir que no nos encontremos en esa situación a medida que avancemos, pero hoy no estamos allí. Nuestro objetivo es proporcionar transporte, aunque sea tarde.

Tenga en cuenta que nuestro equipo está dedicado a hacer todo lo posible para minimizar el impacto de nuestra escasez en nuestros estudiantes, familias y escuelas. Nuestro personal ha estado trabajando diligentemente para que podamos empezar a conducir rutas todos los días. Esto me incluye a mí mismo. Lo comparto, solo para compartir con ustedes que realmente estamos dedicados a este trabajo.

Dicho esto, hay mucho que podemos hacer para ser creativos a la hora de combinar rutas, consolidar paradas y agotar demasiado a nuestro increíble personal.

Comenzamos el año escolar con 7 puestos de conductores abiertos. Pudimos obtener el apoyo de nuestros conductores atléticos de temporada que estaban dispuestos y eran capaces de conducir una ruta completa todos los días. Ahora estamos llegando al final de su disponibilidad diariamente. También estamos experimentando llamadas normales, licencias de empleados y puestos vacantes adicionales.

Nuestro equipo se reúne todos los días para elaborar nuestros planes de cobertura. En lugar de cancelar rutas, ofrecemos un autobús que recogerá a los estudiantes después de que completen la ruta asignada. Generalmente, una ruta va de 6:00 a.m. a 9:00 a.m. Cada ruta tiene una escuela primaria y una escuela secundaria y una escuela secundaria o preparatoria juntas. Tomamos la ruta que estamos cubriendo y la dividimos, un conductor cubrirá la primaria (comenzando 2 horas más tarde de la recogida normal) y otra persona cubrirá la escuela secundaria o intermedia (1 hora más tarde de la recogida normal). Estamos estandarizando ese retraso para que sea más fácil para las familias saber cuando esperaran el autobús. Seremos creativos siempre que podamos para adelantar esos tiempos.

Una vez que desarrollamos el plan de cobertura, hacemos todo los posible para “compartir la riqueza”, lo que significa que el plan retrasado no afecte repetidamente a las mismas familias y a las mismas escuelas si podemos evitarlo. Estamos notificando a las familias y escuelas con la mayor anticipación posible. La unica vez que recibira un mensaje retrasado por la mañana es cuando recibamos una llamada inesperada ese mismo dia.

El plan para las tardes tiene un impacto diferente. Las rutas vespertinas suelen funcionar de

2:00 p. m. a 4:30 p. m. Intentamos identificar a los conductores que tienen disponibilidad más temprano y les pedimos que vayan a la escuela después de su última parada. Esto variará según la ruta que recorramos y el conductor que esté disponible para cubrir, pero podríamos llegar hasta las 4:15 p.m. para volver a la escuela por la ruta que no tenemos cobertura. Nuestro objetivo es enviar esta notificación a más tardar al mediodía para anunciar el retraso de ese día por la tarde.

Comprendo perfectamente que esto tiene un impacto negativo y no deseado en nuestras familias, estudiantes y escuelas. Pido disculpas, pero la escasez es un verdadero desafío al que nos enfrentamos. Pasan de 6 a 8 semanas desde el momento en que contratamos a un conductor hasta el día en que está detrás del volante. Estamos incorporando a dos conductores y buscando formas creativas de dar a conocer nuestras necesidades y mejorar nuestro grupo de candidatos.

Permítame terminar esta actualización diciendo… ¡Estamos contratando! Me convertí en conductor de autobús hace 19 años. Mi “plan” era trabajar como conductor durante un año para ayudar a nuestra familias a superar momentos difíciles. Me encantaba trabajar cuando mis hijos estuvieran en la escuela y que me fuera durante todos sus descansos. ¡Me sorprendió descubrir que este trabajo es increíblemente gratificante e importante para tantas familias! ¡Siempre les he dicho a mis hijos y familiares que es un trabajo secreto que nadie sabe que quiere!

Si usted o alguien que conoce puede estar dispuesto o ser capaz de apoyar a nuestra familia LPS sirviendo como conductor de autobús escolar o como paraprofesional ¡envíamelo! Me encantaría compartir con más detalle lo que se necesita para convertirse en un increíble conductor de autobús o paraprofesional!

Atentamente,

Marcy Phelps

Director de Servicio de Transporte

(office) 303-347-4785

(cell) 720-641-0654

(fax) 303-347-4789

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